Management Assistant |
Office Administration
the tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokus
auf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalen
Produkten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmens
befinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau).
Dienstort ist Wien. Es besteht auch die Möglichkeit für Remote Work.
Ihre Aufgaben
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Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Als
Assistenz des Managements sind Sie oft in die Entscheidungsfindung auf
höchster Ebene eingebunden. Sie unterstützen den CEO und das restliche
Management bei der Vorbereitung und Analyse von Informationen, die für
strategische Entscheidungen notwendig sind.
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Verwaltung des Terminkalenders: Sie planen und
koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen des CEOs. Fallweise
nehmen Sie auch an Meetings des Managements teil und führen Protokoll.
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Kommunikationsmanagement: Als Assistenz des Managements
agieren Sie oft als vermittelnde Person zwischen dem Management und
anderen Teams, Mitarbeitenden oder Geschäftspartner*innen. Sie stellen
sicher, dass die Kommunikation effizient und klar ist und helfen dabei,
Missverständnisse zu vermeiden. Sie repräsentieren auch das Unternehmen
nach außen, indem Sie die Leistungsinhalte, die Struktur und die
Unternehmenswerte – intern und Dritten gegenüber –
kommunizieren. Sie sind die erste Ansprechperson für verschiedenste
Kontakte und Stakeholder.
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Personelle Aufgaben: Sie schalten Jobinserate,
verwalten in der Schnittstelle mit dem HR-Management Bewerbungen –
sowohl terminlich als auch in der Erstansprache – und beantworten
die Anliegen der Bewerber*innen. Außerdem wirken Sie beim Onboarding von
neuen Teammitgliedern mit.
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Organisation von Veranstaltungen: Sie sind auch für die
Organisation von internen und externen Veranstaltungen verantwortlich,
zum Beispiel Teamevents.
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Administrative Aufgaben: Als Assistenz des Managements
übernehmen Sie auch eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, wie das
Verfassen von Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache), die
Vorbereitung von Präsentationen oder die Pflege von Daten.
Sie verwalten Eingangs- und Ausgangsrechnungen und übernehmen auch die
Vorkontierung von Belegen in der Schnittstelle zur Buchhaltung.
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Organisatorische Aufgaben: Sie wirken an internen
Projekten zur kontinuierlichen Optimierung und Effizienzsteigerung
innerbetrieblicher Abläufe und Prozesse mit.
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Office Administration: Sie sind für alle
administrativen Aufgaben im Büro in Wien verantwortlich, zum Beispiel
die Kontrolle des Reinigungsdienstes, Empfang und Bewirtung von Gästen
des Managements, Einkauf von Büroartikeln und Handwerkerorganisation.
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Vertrauliche Aufgaben: Aufgrund der engen
Zusammenarbeit mit dem Management sind Sie oft in vertrauliche
Angelegenheiten des Unternehmens eingebunden. Dies erfordert ein hohes
Maß an Diskretion und Integrität. Sie verwalten auch Verträge jeglicher
Art, zum Beispiel Dienstverträge.
Ihr Profil
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Ausbildung und Erfahrungen: Sie besitzen eine
abgeschlossene Berufsausbildung (Bürokaufperson, Buchhaltung etc.) oder
höhere Schulausbildung, wie zum Beispiel Matura oder Fachmatura. Sie
haben ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und
Schrift. Vorzugsweise können Sie Erfahrungen im Bereich Assistenz des
Managements und Office Administration vorweisen.
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Arbeitsweise: Als Assistenz des Managements und Office
Administration müssen Sie selbstständig, verantwortungsbewusst und
zuverlässig agieren. Genauigkeit in der Textgestaltung und im Umgang mit
Zahlen sind für Sie maßgeblich.
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Begeisterungsfähigkeit: Als Assistenz des Managements
müssen Sie sich für digitale Anwendungen, insbesondere jener der
künstlichen Intelligenz, begeistern können. Sie sind lernfähig und
interessieren sich für technologische Anwendungen und deren
Geschäftsmodelle.
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Organisationsfähigkeit: Sie müssen in der Lage sein,
den Überblick über den vollen Terminkalender des CEOs zu behalten,
Meetings und Geschäftsreisen zu organisieren und gleichzeitig
administrative Aufgaben zu erledigen.
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Kommunikationsfähigkeit: Hervorragende mündliche und
schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, da die
Assistenz des Managements als vermittelnde Person zwischen dem
Management und anderen Teams oder Geschäftspartner*innen agiert.
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Diskretion und Vertraulichkeit: Aufgrund der engen
Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Management sind Sie oft in
vertrauliche Angelegenheiten eingebunden. Es ist daher wichtig, dass sie
vertrauliche Informationen diskret behandeln und professionelle
Integrität bewahren.
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Multitasking-Fähigkeit: Die Aufgaben einer Assistenz
des Managements können kurzfristig und gebündelt anfallen und sollen
rasch gelöst werden. Es kann vorkommen, dass mehrere Aufgaben
gleichzeitig anstehen. Multitasking-Fähigkeiten sind daher unerlässlich.
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Problemlösungskompetenz: Sie müssen in der Lage sein,
Probleme effektiv und proaktiv zu lösen, insbesondere in Situationen mit
hohem Druck oder in letzter Minute auftretenden Herausforderungen.
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Technische Fähigkeiten: Sie müssen mit verschiedenen
Software-Anwendungen aus Microsoft Office vertraut sein.
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Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Als Assistenz des
Managements müssen Sie sich schnell an neue Situationen anpassen und
flexibel auf Änderungen reagieren können.
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Interkulturelle Kompetenz: Als international tätiges
Unternehmen ist es wichtig, dass Sie als Assistenz des Managements
interkulturelle Kompetenz besitzen und mit Menschen aus verschiedenen
Kulturen effektiv zusammenarbeiten können.
Wir bieten
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Innovative Projekte rund um die Themen KI, Data Analytics und Digital
Business Development
- Herausfordernde, spannende Aufgaben
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Dynamisches Wachstum: vielfältige Karriere- und
Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen
- Flexible Arbeitszeiten
- Flexible Arbeitsorte (Remote Work)
- Tolles Büro am Wiener Stephansplatz mit Kaffee, Tee und Snacks
- Moderne Arbeitsgeräte
- Eine auf Work-Life-Balance ausgerichtete Unternehmenskultur
- Flache Hierarchien mit viel Raum für eigene Ideen und Entfaltung
- Sympathisches, ambitioniertes Team
- Regelmäßige Teamevents (zuletzt in Athen und Barcelona)
- Internationales Expert*innen-Netzwerk
- Tierschutz-Engagement des Unternehmens
Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Information
und Consulting. Für diese Vollzeitposition (40 Stunden pro Woche –
all-in) ist ein Monatsbruttogehalt je nach Erfahrung von EUR 2.800,-
vorgesehen.
Sie haben Interesse? Dann wenden Sie sich bitte mit Rückfragen und/oder
Ihrer Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf mit Foto, relevante Zeugnisse
etc.) schriftlich per E-Mail an
helen.burkard@the-tean.com.
Bitte geben Sie bei der Bewerbung an, über welche Plattform Sie auf unser
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