Büro und Management Assistenz

Büro und Management Assistenz (m/w/d)

Wir suchen zum ehestmöglichen Eintritt für unsere Konzernzentrale in Innsbruck eine strukturierte Verstärkung für die Betreuung von zwei Vorstandsmitgliedern und die Mitarbeit in sämtlichen administrativen und organisatorischen Bereichen. Diese Position bietet Entwicklungsmöglichkeiten und richtet sich an KandidatInnen mit Erfahrung und Vorkenntnissen in Assistenz und der Leitung eines Büros, idealerweise gepaart mit Grundlagen und Affinität zu kaufmännischen Themen.

• Proaktive administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des Managements inklusive Unterstützung, Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
• Koordination und Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings / Regelmeetings (auch an anderen Standorten der Gruppe)
• Unterstützung beim internen Projektmanagement
• Entwurf von Verträgen und Angeboten
• Bereitstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen
• Research
• Übernahme und eigenständige Abwicklung sowie Weiterführung sämtlicher Aufgaben, die mit dem reibungslosen Bürobetrieb verbunden sind (z.B. IT)
• Teilweise Durchführung und Überwachung des Tagesgeschäfts der Konzernzentrale und Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (inklusive Personalverwaltung, Forderungsmanagement, Versicherungsmanagement)
• Organisation des gesamten Back-Offices
• Analoges und digitales Dokumentenmanagement (Verträge, Rechnungen, Fuhrpark, etc.)
• Kontrolle von Arbeitszeitaufzeichnungen, Verwaltung von Urlauben und Vertretungen
• Übernahme von unternehmensspezifischen Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Mitarbeit bei der Organisation und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Unterstützende Mitarbeit im Bereich der Fördermöglichkeiten inklusive Verwaltung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten
• Verwaltung im Bereich Facility Management
• Empfang und Bewirtung von Gästen

• Der ausgeschriebenen Stelle entsprechende Berufserfahrung (mind. 5 Jahre) (kaufmännische resp. betriebswirtschaftliche Ausbildung von Vorteil)
• Berufserfahrung als Drehscheibenfunktion im Office Management
• Hohe Dienstleistungsmentalität und Belastbarkeit
• Selbständige, präzise, ergebnis- und lösungsorientierte Arbeitsweise (Hands-On-Mentalität)
• Organisationsstärke, Engagement und Zuverlässigkeit, Flexibilität, professionelle Kommunikation und Auftreten, Zuverlässigkeit und Durchsetzungsfähigkeit
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Vertraulichkeit, Professionalität, Loyalität und Diskretion
• Sehr gute Kenntnisse im MS-Office (insbesondere Word, Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift
• Gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen (insbesondere Italienisch) von Vorteil
• Teamplayer/in gepaart mit hoher Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Organisationstalent

Die Wolftank Group ist ein weltweit agierender Technologiepartner für Energie- und Umweltlösungen mit Sitz in Innsbruck, Österreich. Die Unternehmensgruppe entwickelt und baut notwendige Infrastruktur für die Energiewende wie etwa schlüsselfertige Wasserstoff- und Biogas-Betankungsanlagen. Zudem ist sie ein führender Anbieter von Umwelttechnik und saniert – im Sinne der Kreislaufwirtschaft – bestehende Tankanlagen oder sorgt für die fachgerechte, umfassende Dekontaminierung von Grundstücken (Boden- und Grundwassersanierung). Die Wolftank-Adisa Holding AG steuert die Unternehmensgruppe und ist seit 2019 an den Börsen Wien und München gelistet bzw. in Frankfurt, XETRA, Berlin gehandelt. Weitere Informationen zur Wolftank Group sind unter www.wolftankgroup.com zu finden.