Office Management / Institutssekretariat (m/w/d)

Auf diesen Job bewerben

Institut für StädtebauOffice Management / Institutssekretariat (m/w/d)Veröffentlicht:2024-03-20Stellenprofil:Allgemeines Personal AdministrativStellenart:Allgemeines PersonalWochenstunden:20-40Bewerbungsfrist:2024-05-29Verwendungsgruppe:IIbAnstellungsverhältnis:UnbefristetIhre Aufgaben:Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Bibliotheks-, Inventar-, Studierenden-, Personalverwaltung etc.)Unterstützung der Institutsleitung bei administrativen Aufgaben im Sekretariat (z.B. Terminkoordination, Vorbereitung und Planung von Sitzungen und Institutsmeetings, Mitarbeit bei Erhebungen und Statistiken etc.)Finanzadministration im Global- und Drittmittelbereich (u.a. Angebotsverwaltung, Bestellwesen, Rechnungslegung, Kostenstellenverwaltung etc.)Planung, Abrechnung und Evidenz von Dienstreisen und ExkursionenAdministrative und organisatorische Unterstützung bei Forschungsprojekten (z.B. Unterstützung bei der Budgetplanung und Abwicklung interner sowie externer Prozesse, Korrespondenz mit Forschungspartner*innen, Erhebungen zu Halbjahres- und Jahresabschluss, etc.)Betreuung und Administration in der Lehre (z.B. Studien- und Prüfungsadministration, administrative Unterstützung bei Lehrveranstaltungen (u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen, Anmeldeverwaltung, etc.)Betreuung und Beratung von Studierenden, Mitarbeiter*innen, externen Lehrenden und GästenUnterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und EventsIhr Profil:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer BerufserfahrungMatura mit wirtschaftlichem Schwerpunkt wünschenswert (z.B. HAK, HLW).Hohes Maß an Selbstständigkeit, Genauigkeit und Verlässlichkeit.Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit.Freude an der Arbeit in einem universitären/wissenschaftlichen Umfeld.Interesse an der Arbeit des Instituts.Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse auf Maturaniveau in Wort und Schrift.Gute EDV Kenntnisse (MS Office).Serviceorientiertes und freundliches Auftreten.Wir bieten:Abwechslungsreicher AufgabenbereichKollegial-freundschaftliches ArbeitsklimaFlexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause - je nach Stundenausmaß)Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und LehraufenthalteGütesiegel für innerbetriebliche FrauenförderungFamilienfreundlichster Betrieb der Steiermark 2018Öffi-ZuschussUniversitätssportprogrammEinkaufsvergünstigungenBetriebliches GesundheitsmanagementZugang zu den neuesten TechnologienUmfangreiche Aus- und WeiterbildungsmöglichkeitenSicheres und stabiles ArbeitsumfeldZusatzpensionskasseWir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34.441,40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.Über unsDie TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 3.500 Mitarbeiter*innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.KontaktTechnische Universität GrazDekanin der Fakultät für ArchitekturUniv.-Prof. BDA DiplArch Petra PeterssonRechbauerstraße 12/1 KG8010 Grazhttps://www.tugraz.at/en/institutes/stdb/home

Auf diesen Job bewerben

Daten für diesen Job