Office Manager:in (m/w/d) | Institut für Sprachwissenschaft

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Institut für SprachwissenschaftOffice Manager:in (m/w/d)Veröffentlichung: 24.04.2024Stellenart: Allgemeines PersonalBrutto Jahresgehalt: €34.441,40Wochenstunden: 20 h/WBewerbungsfrist: 30.05.2024Verwendungsgruppe: IIbAnstellungsverhältnis: Vorerst befristet mit Option auf DauerstelleBefristung: 1 JahrIhre Aufgaben:Bestellwesen (Bedarfsabklärung und -planung (z. B. Büromaterial), Angebotseinholung, Bestellungen, Warenübernahme und -kontrolle)Lehrverwaltung (u.a. Lehrveranstaltungseingabe in UNIGRAZonline, Terminkoordination und Raumverwaltung für die Lehre, Übersichtserstellung über das geplante Lehrveranstaltungsangebot, Teilnehmer:innenverwaltung inkl. Fixplatzzuteilung, Prüfungsverwaltung, Betreuung von Gastlehrenden)Büroorganisation (u.a. Terminverwaltung und -koordination, Postabwicklung, Erledigung von Mailanfragen, Erstellung und Aktualisierung von Ablaufplänen, Ablage und Archivierung)Organisation von Veranstaltungen (u.a. Hilfe bei der Organisation von Tagungen des Instituts, Betreuung des "Linguistischen Kolloquiums")Parteienverkehr und Beantwortung von StudierendenfragenBibliotheksverwaltung (Abwicklung von Buchbestellungen, Betreuung der Sonderstandorte)Administrative Unterstützung im wissenschaftlichen Bereich (u.a. Literaturrecherchen, Layout, Korrekturlesen)Studienabschlüsse (u.a. Eingabe und Protokollerstellung der BA-Arbeiten in UNIGRAZonline, Terminorganisation, Führung einer Datenbank, Beaufsichtigung der BA-Prüfungen)Raumverwaltung (Aktualisierung des Raumnutzungsplans, Ansprechpartner:in bei Problemen)Ihr Profil:Ausbildung bzw. Weiterbildung im kaufmännischen Bereich oder in der VerwaltungFundierte EDV-KenntnisseGute Deutschkenntnisse inkl. guter sprachlicher AusdrucksfähigkeitGute Englischkenntnisse in Wort und SchriftLangjährige Erfahrung in eigenverantwortlicher SekretariatsführungKenntnisse der Universitätsstruktur und der Verwaltungsabläufe der Universität Graz (wünschenswert)Team- und MotivationsfähigkeitVerantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit, GewissenhaftigkeitFähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeitenGute Kommunikations- und UmgangsformenBelastbarkeit und FlexibilitätWir bieten:Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34.441,40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.Über unsAn der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!Kontaktclaudia.math@uni-graz.at

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